Treffen der „Portaltester“

Es ist soweit: unser Portal steht Anfang August in einer Betaversion zur
Verfügung.

Am Donnerstag, 31. Juli 2014, von 10:30 bis ca. 13 Uhr findet im
Landeskirchenamt ein Treffen der "Portaltester" statt.

Viele Arbeitsstunden von ganz unterschiedlichen Menschen stecken in der
Entwicklung des Portals. Die zukünftigen User hatten Gelegenheit ihre
Ideen und ihre Meinungen einzubringen. Wir sind weiterhin an
konstruktiver Kritik interessiert.

Im Rahmen dieses Treffens möchten wir

– über das Projekt informieren und die Möglichkeiten aufzeigen, die
sich daraus ergeben,
– zeigen, was das Portal derzeit kann und was perspektivisch geplant
ist,
– die vor uns liegende Testphase mit Ihnen besprechen.

Bei Interesse an der Veranstaltung melden Sie sich unter:
Sekretariat_DG6@lka.ekvw.de

Rot, blau und ganz viel weiß

Ok. Eine große Überraschung ist es vielleicht nicht. Aber es sieht dennoch extrem schick aus: das Design für das neue Portal, das gerade freigegeben worden ist. Es kommt in den landeskirchlichen Farben rot und blau daher, und ist durch ausreichend Freiraum zwischen den Elementen gekennzeichnet, der die Seiten trotz kompakter Informationen luftig aussehen lässt.

Als Schrifttype kommt der Google Webfont Droid Sans zum Einsatz. Die verwendeten Symbole gehören zum Font Awesome, der Teil des GitHub-Projektes ist und auf Twitter Bootstrap zurückgeht.

Alles wollen wir noch nicht verraten. Aber drei Screenshots können wir schon zeigen und eine Grafik, die die verwendeten Farbwelten illustriert.

desigelemente

Farbschema, Schriften und Buttons. Grafik: Medienfabrik/EKvW

dashboard

Das so genannte Dashboard liefert alle wichtigen Informationen auf einen Blick. Grafik: Medienfabrik/EKvW

kalender

So wird der Kalender innerhalb des Portals aussehen. Grafik: Medienfabrik/EKvW

neue-nachricht

Klar und übersichtlich: die Seite zum Anlegen einer neuen Nachricht. Grafik: Medienhaus/EKvW

 

Gesucht: Einer aus 10

Voraussichtlich Anfang November ist es soweit. Dann geht das Portal der Evangelischen Kirche von Westfalen (EKvW) an den Start: ein Intranet, das die Zusammenarbeit in Kirchengemeinden, Kirchenkreisen und der Landeskirche erleichtern soll. Die Vorbereitungen laufen auf Hochtouren. Was noch fehlt, ist ein griffiger Name.

Vor rund drei Wochen wurde dazu eingeladen, beim Namenswettbewerb mitzumachen und kreative Ideen einzubringen. 276 Personen sind dem Aufruf gefolgt und haben weit mehr als 500 Vorschläge eingereicht. Einige Vorschläge haben die Jury spontan begeistert, andere sie zum Schmunzeln gebracht (z.B. kirche-klüngel-kontakt; überallistbielefeld; Annette Albert Klaus; Pneumatika, …) Inzwischen ist aus der langen Liste eine TOP 10 mit den besten Vorschlägen geworden.

Jetzt können die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer abstimmen, welcher Name ihnen am besten gefällt. Wer sich beteiligen möchte, muss lediglich ein kurzes Online-Formular ausfüllen und hat dadurch die Chance, eines von insgesamt zwei Tablets (beide gesponsored!) zu gewinnen. Achtung: Teilnahmeschluss ist Sonntag, 27. Juli 2014!

Hier geht es direkt zum Eingabeformular:
https://ekvw.de/portalabstimmung

Weitere Infos zum Wettbewerb:
https://portal.ekvw.de/mitmachen/wettbewerb/

Erste Usabiblity-Tests erfolgreich abgeschlossen

usability_test_800px

Bevor eine neue Internetseite an den Start geht, wird sie in der Regel auf Benutzerfreundlichkeit („Usability“) getestet. So auch beim Portal der westfälischen Landeskirche.

Thomas Weschke (Medienfabrik) und Olaf Rosenkötter (Landeskirchenamt) haben sich mit potentiellen Nutzerinnen und Nutzern des Portals getroffen, um in einem jeweils einstündigen Test so genannte Klickdummys (Prototyp) auf Herz und Nieren zu prüfen. Jeder Tester wurde deshalb gebeten, die vorbereiteten Seiten des Dummys entsprechend abzuarbeiten.

Hintergrund: Mithilfe eines Klickdummys wird versucht, Nutzungsabläufe und Szenarien einer Webseite noch vor dem fertigen Design zu testen. Dabei reichen hier oft verlinkte Drahtgitter-Modelle (Wireframes) aus, die für die Tests eingesetzt werden können. Ziel ist es, eine realistische Einschätzung von der Struktur, Funktionalität und Wirkung der Webseite zu bekommen.

Genau das ist nach Angaben von Rosenkötter in den Workshops gelungen. „Es gab jede Menge wertvolle Informationen und gute Anregungen“, so Rosenkötter, „die nun in die Umsetzung des Portals einfließen.“ Ein wichtiger Schritt auf dem Weg, die Benutzerfreundlichkeit des Portals entscheidend zu steigern.

User werden eng an der Entwicklung beteiligt

Am 26. Und 27. Mai haben weitere Gespräche mit potentiellen Usern stattgefunden. Das Ziel: die Nutzerinnenund Nutzer sollen so früh und so eng wie möglich an der Entwicklung des Portals beteiligt sein, damit das fertige Produkt den Vorstellungen der User entspricht. Auf diesem Weg, den die EKvW im Bereich IT-Infrastruktur erstmals beschreitet, soll die Akzeptanz des Portals sichergestellt werden.

17 Personen, davon 12 aus Kirchengemeinden, haben an insgesamt vier Treffen teilgenommen und den Portalmachern entscheidende Erkenntnisse für die Weiterarbeit an die Hand gegeben. Konkret ging es um Fragen nach dem Zugang zum Portal, zur Passwortsicherheit und zum persönlichen Profil der Nutzerinnen und Nutzer. Welche Angaben sollen verpflichtend sein, welche freiwillig? Werden Nicknames geduldet oder Klarnamen verlangt? Werden Portal-Nutzer geduzt oder gesiezt? Diese und viele weitere Fragen wurden im gemeinsamen Gespräch geklärt.

Tschaka

Nach der Priorisierung der einzelnen Module und einer intensiven Anbietersichtung hat sich die landeskirchliche Kommission für IT und Meldewesen ein zweites Mal mit dem Portal beschäftigt. Fazit: Sofort machen.

Sowohl die vorgeschlagenen Module für die erste Projektphase als auch der Vorschlag, das Portal zusammen mit der Medienfabrik (arvato/Bertelsmann, Gütersloh) und PRODYNA Eschborn) zu bauen, stießen auf breite Zustimmung. Motor des Portals wird demnach die Open-Source-Software Liferay (www.liferay.com). Während sich PRODYNA um die technische Umsetzung kümmert, zeichnet die Medienfabrik für Usability und intuitive Bedienbarkeit verantwortlich.

Um diese Ziele zu erreichen, sollen die User intensiv an der Umsetzung beteiligt werden.

1. User-Workshop in Haus Villigst

Rund 20 potentielle Portal-User sind der Einladung der EKvW gefolgt und haben am 1. Workshop in Haus Villigst teilgenommen.

Nach der Vorstellung des Grobkonzeptes und der denkbaren weiteren Schritte ging es vor allem um die Frage, welche Module als erstes umgesetzt werden sollen. Per Abstimmung konnte ein klares Ergebnis gewonnen werden:

  1. Dokumentenablage (kirchliche Dropbox)
  2. Termine und Ressourcen (Terminfindung, Verwaltung von Ressourcen wie Beamer, Bestuhlung etc.)
  3. Sichere Kommunikation.

Das Gesamtkonzept wurde begrüßt („Toll, wenn wir das heute schon hätten!“), ebenso die Tatsache, dass potentielle Nutzerinnen und Nutzer bereits in der Konzeptions- und Umsetzungsphase einbezogen wurden und werden.

Kleiner Dämpfer

Auch wenn das Grobkonzept nahezu einhellig begrüßt wurde: die Kommission für IT und Meldewesen hat sich dafür ausgesprochen, das Konzept nicht als Ganzes sondern in einzelnen Teilen umzusetzen. Die Projektgruppe wurde gebeten, bis zur nächsten Sitzung die einzelnen Module zu priorisieren und einen Vorschlag zu machen, mit welchen Paketen begonnen werden soll.

Glücklicherweise sieht das Grobkonzept bereits die schrittweise Umsetzung vor, so dass sich die Vorstellung der Kommission und der Projektgruppe nur in einem Punkt unterscheiden: da kein grünes Licht für das Gesamtprojekt signalisiert wurde, müssen die Teilpakete zuvor von der Kommission bestätigt und genehmigt werden. Das hat den Vorteil, dass zukünftig flexibel auf veränderte Situationen und Rahmenbedingungen reagiert werden kann.

Grobkonzept fertig

Nach gefühlten 30 Sitzungen, viele davon ganztägig, ist es endlich geschafft: das Grobkonzept für das EKvW-Portal steht. Es umfasst inklusiv Anhang rund 80 Seiten und fasst die wesentlichen Ergebnisse der Diskussionen zusammen:

  1. Das Portal soll – anders als die bisherige IT-Infrastruktur – allen Mitarbeitenden innerhalb der Evangelischen Kirche von Westfalen zur Verfügung stehen. Dazu zählen neben den hauptamtlichen und den nebenamtlichen vor allem die rund 100.000 ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
  2. Die wesentlichen Funktionen des Portals sollen auf allen Endgeräten (Desktop-PC, Tablet, Mobiltelefon) unabhängig vom Betriebssystem zur Verfügung stehen.
  3. Das Portal kann auch von Kirchenkreisen und der Landeskirche genutzt werden, hat aber zu allererst die Mitarbeitenden in den Kirchengemeinden im Blick.
  4. Das Portal wird sukzessive wachsen. Die Teilpakete sollen in einzelnen Schritten umgesetzt werden.
  5. Die potentiellen User sollen an der Umsetzung beteiligt werden.